Die gesetzlichen Grundlagen des außergerichtlichen Rechtsbehelfsverfahrens finden sich in den §§ 347 bis 367 AO. Ein Einspruch kommt insbesondere gegen Steuerbescheide und andere anfechtbare Verwaltungsakte der Finanzbehörden in Betracht. Voraussetzung ist grundsätzlich, dass der Einspruchsführer durch den Verwaltungsakt beschwert ist.

Vor der Einlegung sollte zunächst geprüft werden, was tatsächlich angegriffen werden soll. Nicht jeder Fehler in einem Steuerfall muss zwingend über einen Einspruch korrigiert werden. Je nach Sachverhalt können auch besondere Änderungsvorschriften der Abgabenordnung oder ein gezielter Änderungsantrag in Betracht kommen. Die Wahl des Verfahrenswegs kann deshalb praktische Bedeutung haben.

Der Einspruch ist besonders wichtig, wenn die reguläre Rechtsbehelfsfrist noch läuft und eine umfassende Überprüfung des angefochtenen Verwaltungsakts erreicht werden soll.

Der Einspruch ist grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Verwaltungsakts einzulegen (§ 355 AO). Für die Fristberechnung ist deshalb nicht allein das auf dem Bescheid aufgedruckte Datum maßgeblich, sondern der rechtlich maßgebende Zeitpunkt der Bekanntgabe.

Bei einem schriftlichen Verwaltungsakt, der im Inland durch die Post übermittelt wird, gilt seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich die Vier-Tage-Bekanntgabefiktion: Der Verwaltungsakt gilt am vierten Tag nach Aufgabe zur Post als bekannt gegeben (§ 122 Abs. 2 Nr. 1 AO), es sei denn, er ist nicht oder erst zu einem späteren Zeitpunkt zugegangen. Für die Übermittlung ins Ausland gelten andere Regeln.

Auch bei elektronischer Bekanntgabe sind die gesetzlichen Besonderheiten zu beachten. Ein elektronisch übermittelter Verwaltungsakt gilt nach § 122 Abs. 2a AO grundsätzlich am vierten Tag nach Absendung als bekannt gegeben. Wird ein Verwaltungsakt nach § 122a AO zum Datenabruf bereitgestellt, gilt er grundsätzlich am vierten Tag nach der Bereitstellung als bekannt gegeben.

Enthält ein schriftlicher oder elektronischer Verwaltungsakt keine ordnungsgemäße Rechtsbehelfsbelehrung, greift § 356 AO. Dann kann an die Stelle der regulären Monatsfrist grundsätzlich eine Jahresfrist treten.

Gerade weil Bekanntgabe, Wochenenden, Feiertage und unterschiedliche Übermittlungswege die Berechnung beeinflussen können, sollte die Frist im konkreten Fall sorgfältig bestimmt werden. Hierfür steht auf dieser Website auch der Einspruchsfrist-Rechner zur Verfügung.

Nach § 357 AO ist der Einspruch schriftlich oder elektronisch einzureichen oder zur Niederschrift zu erklären. Eine bestimmte juristische Formulierung ist nicht erforderlich. Es genügt, wenn aus der Erklärung hervorgeht, wer den Einspruch eingelegt hat; eine unrichtige Bezeichnung des Rechtsbehelfs schadet grundsätzlich nicht.

Der angefochtene Verwaltungsakt sollte eindeutig bezeichnet werden. Außerdem sollte angegeben werden, inwieweit der Bescheid angefochten und welche Änderung begehrt wird. Tatsachen und Beweismittel, auf die der Einspruch gestützt wird, sollen ebenfalls angeführt werden.

In der Praxis empfiehlt es sich, den Einspruch so einzureichen, dass sein rechtzeitiger Zugang nachgewiesen werden kann. Eine elektronische Übermittlung über die dafür vorgesehenen Verfahren der Finanzverwaltung kann hierfür praktische Vorteile bieten.

Die Einspruchsfrist darf nicht dadurch versäumt werden, dass zunächst noch an einer ausführlichen Begründung gearbeitet wird. Zur Fristwahrung kann zunächst ein eindeutiger Einspruch eingelegt und die Begründung anschließend nachgereicht werden.

Das bedeutet allerdings nicht, dass die Begründung nebensächlich wäre. Eine präzise Darstellung des Sachverhalts, der rechtlichen Einwendungen und der vorhandenen Beweismittel erleichtert eine gezielte Prüfung durch das Finanzamt. Sind Besteuerungsunterlagen für die Begründung erforderlich, können diese unter den Voraussetzungen des § 364 AO offengelegt werden.

Zu beachten ist außerdem § 364b AO. Die Finanzbehörde kann dem Einspruchsführer unter bestimmten Voraussetzungen eine Frist zur Konkretisierung von Tatsachen, zur Erklärung klärungsbedürftiger Punkte oder zur Bezeichnung bzw. Vorlage von Beweismitteln setzen. Wird eine wirksam gesetzte Ausschlussfrist versäumt, bleiben verspätete Erklärungen und Beweismittel grundsätzlich unberücksichtigt; die gesetzlichen Ausnahmen bleiben unberührt.

Das Einspruchsverfahren ist keine bloße Kontrolle des einzelnen vom Steuerpflichtigen beanstandeten Fehlers. Nach § 367 Abs. 2 AO hat die Finanzbehörde die Sache grundsätzlich in vollem Umfang erneut zu prüfen.

Diese umfassende Prüfung eröffnet Chancen, birgt aber auch ein Risiko: Der angefochtene Verwaltungsakt kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch zum Nachteil des Einspruchsführers geändert werden. Vor einer solchen Verböserung muss die Finanzbehörde auf die Möglichkeit der nachteiligen Entscheidung unter Angabe von Gründen hinweisen und Gelegenheit zur Stellungnahme geben.

Ein Einspruch sollte deshalb nicht reflexartig eingelegt werden. Vor allem bei komplexen Bescheiden kann es sinnvoll sein, den gesamten Bescheid auf mögliche weitere Auswirkungen zu prüfen und erst dann über den richtigen verfahrensrechtlichen Weg zu entscheiden.

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Die Einlegung eines Einspruchs hemmt die Vollziehung des angefochtenen Verwaltungsakts grundsätzlich nicht (§ 361 Abs. 1 AO). Eine festgesetzte Steuer bleibt deshalb trotz Einspruchs zunächst fällig.

Bestehen ernstliche Zweifel an der Rechtmäßigkeit des angefochtenen Verwaltungsakts oder würde die Vollziehung für die betroffene Person eine unbillige, nicht durch überwiegende öffentliche Interessen gebotene Härte zur Folge haben, kann zusätzlich die Aussetzung der Vollziehung beantragt werden (§ 361 Abs. 2 AO).

Einspruch und Aussetzung der Vollziehung sind daher zwei unterschiedliche Fragen: Der Einspruch richtet sich gegen die inhaltliche oder rechtliche Richtigkeit des Verwaltungsakts; die Aussetzung der Vollziehung betrifft die Frage, ob der Verwaltungsakt bis zur Entscheidung vorläufig vollzogen werden soll.

Ein besonders wichtiger Anwendungsfall ist der Einspruch gegen einen Bescheid, dem geschätzte Besteuerungsgrundlagen zugrunde liegen. Eine Schätzung nach § 162 AO kann beispielsweise erforderlich werden, wenn Steuererklärungen oder Unterlagen fehlen oder die Finanzbehörde die vorhandenen Aufzeichnungen nicht für ausreichend hält.

In solchen Fällen sollte nicht nur pauschal geltend gemacht werden, die Schätzung sei zu hoch. Zu prüfen sind vielmehr getrennt der Schätzungsanlass, die Schätzungsbefugnis, die verwendete Methode und die konkrete Höhe des Schätzungsergebnisses. Fehlende Erklärungen, Belege und Aufstellungen sollten möglichst vollständig nachgereicht und die tatsächlichen Besteuerungsgrundlagen so weit wie möglich rekonstruiert werden.

Die Einzelheiten hierzu werden auf der gesonderten Seite „Schätzungen“ vertieft.

Nicht jede streitige Rechtsfrage muss in jedem Einspruchsverfahren sofort abschließend entschieden werden. § 363 AO ermöglicht unter bestimmten Voraussetzungen die Aussetzung oder das Ruhen des Verfahrens.

Ist wegen der Verfassungsmäßigkeit einer Rechtsnorm oder wegen einer Rechtsfrage ein Verfahren beim Gerichtshof der Europäischen Union, beim Bundesverfassungsgericht oder bei einem obersten Bundesgericht anhängig und wird der Einspruch hierauf gestützt, ruht das Einspruchsverfahren insoweit unter den gesetzlichen Voraussetzungen. Ausnahmen bestehen insbesondere bei bestimmten vorläufigen Steuerfestsetzungen.

Für Steuerpflichtige kann dies bedeuten, dass eine Rechtsfrage offengehalten wird, ohne dass parallel ein eigenes Gerichtsverfahren zu genau derselben Rechtsfrage geführt werden muss. Ob ein Ruhen tatsächlich greift oder beantragt werden sollte, ist anhand des konkreten Verfahrens zu prüfen.

Hält die Finanzbehörde den Einspruch ganz oder teilweise für begründet, kann sie dem Begehren abhelfen. Soweit keine Abhilfe erfolgt, wird grundsätzlich durch Einspruchsentscheidung entschieden (§§ 366, 367 AO).

Vor Erlass einer Einspruchsentscheidung kann auf Antrag des Einspruchsführers eine Erörterung des Sach- und Rechtsstands nach § 364a AO in Betracht kommen. Gerade bei umfangreichen oder rechtlich schwierigen Fällen kann eine solche Erörterung helfen, die entscheidenden Streitpunkte zu konzentrieren.

Ein Einspruch kann bis zur Bekanntgabe der Einspruchsentscheidung zurückgenommen werden (§ 362 AO). Eine Rücknahme sollte jedoch nicht vorschnell erfolgen, weil sie grundsätzlich zum Verlust des eingelegten Einspruchs führt.

Bleibt der Einspruch ohne den gewünschten Erfolg, eröffnet die Einspruchsentscheidung regelmäßig den Weg zur Klage vor dem Finanzgericht. Dann beginnt eine neue, eigenständig zu beachtende Klagefrist.

Ein wirksamer Einspruch beginnt mit der Fristwahrung, endet aber nicht dort. Zunächst sollte geklärt werden, welcher Verwaltungsakt betroffen ist, welche Punkte tatsächlich fehlerhaft erscheinen und welches konkrete Ergebnis erreicht werden soll. Danach sind Tatsachen, Unterlagen und rechtliche Argumente systematisch zusammenzuführen.

Ebenso wichtig ist die Prüfung möglicher Nebenfolgen: Besteht ein Verböserungsrisiko? Muss zusätzlich Aussetzung der Vollziehung beantragt werden? Sind weitere Bescheide betroffen? Gibt es ein anhängiges Musterverfahren? Oder ist statt eines umfassenden Einspruchs ein anderer Änderungsweg sachgerechter?

Gerade bei umfangreichen Steuerbescheiden kann eine strukturierte Bescheidprüfung deshalb sinnvoller sein als ein isolierter Blick auf eine einzelne Zahl. Auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, ob und mit welchem Ziel ein Einspruch geführt werden sollte.

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