Optimierung mit Hilfe des Pareto-Prinzips
Inhaltsverzeichnis
Was bedeutet das Pareto-Prinzip?
Warum das Pareto-Prinzip für Unternehmen so wertvoll ist
Anwendungsbereiche im gesamten Unternehmen
Vorteile für Unternehmen, die das Prinzip anwenden
Risiken bei fehlender Anwendung – und was das kostet
Das Pareto-Prinzip als Entscheidungsgrundlage
Methodisches Vorgehen – die Pareto-Checkliste
Deutliche Beispiele aus der Unternehmenspraxis
Fazit: Kleine Ursachen, große Wirkung – jetzt handeln
1. Was bedeutet das Pareto-Prinzip?
Das Pareto-Prinzip – oft auch als 80/20-Regel bezeichnet – geht auf den italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto zurück, der im 19. Jahrhundert beobachtete, dass rund 80 % des Vermögens in Italien auf nur 20 % der Bevölkerung verteilt waren (Koch, 2011). Diese Erkenntnis wurde später auf viele weitere Bereiche übertragen. Heute weiß man: In zahlreichen betrieblichen Zusammenhängen erzielt ein kleiner Anteil der Ursachen den größten Teil der Wirkungen. Typischerweise bedeuten 20 % der Kunden 80 % des Umsatzes oder 20 % der Produkte verursachen 80 % der Lagerkosten. Die Regel ist keine mathematisch starre Formel, sondern eine seit vielen Jahren bekannte statistische Gesetzmäßigkeit, in der Praxis somit ein pragmatischer Orientierungswert. Sie liefert Hinweise darauf, wo im Unternehmen besonders hohe Wirkungspotenziale liegen. Das Prinzip wird daher nicht nur im Controlling, sondern auch beispielsweise auch in Marketing, Produktion, Einkauf und Projektmanagement erfolgreich eingesetzt. Dabei geht es nicht darum, „den Rest“ zu vernachlässigen, sondern Ressourcen klug zu bündeln. Entscheidend ist das Denken in Relationen: Wo erhalte ich mit wenig Einsatz den größten Nutzen? Die einfache Anwendung und starke Wirkung machen das Pareto-Prinzip zu einem äußerst beliebten Instrument für Manager:innen und Berater:innen. Es bildet häufig die Grundlage für strategische Entscheidungen und Optimierungsprozesse.
2. Warum das Pareto-Prinzip für Unternehmen so wertvoll ist
Im Unternehmensalltag mangelt es selten an Informationen – aber oft an Klarheit, worauf es wirklich ankommt. Genau hier entfaltet das Pareto-Prinzip seine Stärke. Wer weiß, welche 20 % der Ursachen für 80 % der Ergebnisse verantwortlich sind, kann gezielt handeln. Diese Erkenntnis spart Zeit, Geld und Nerven. Insbesondere im Controlling ermöglicht das Prinzip eine effektive Priorisierung von Maßnahmen. Statt jede Abweichung gleich zu behandeln, fokussiert sich das Management auf die größten Treiber. Auch bei Engpässen bei Personal, Budget oder Produktionskapazitäten bietet die Methode eine klare Orientierung. In Zeiten des Wandels oder in Krisensituationen, wo schnelle Entscheidungen gefragt sind, hilft das Prinzip, unnötige Komplexität zu vermeiden (Horváth, 2022). Es stärkt die Handlungsfähigkeit, ohne dabei an Tiefgang zu verlieren. Durch die Konzentration auf das Wesentliche können Unternehmen ihre Effizienz wirksam steigern und nachhaltiger wirtschaften, und dies vergleichsweise schnell. Das Pareto-Denken fördert zudem die unternehmerische Kultur: Es kann zum Beispiel Teams motivieren, eigenständig zu priorisieren und Verantwortung zu übernehmen. Schließlich ist es auch ein Beitrag zur strategischen Steuerung, indem es verdeutlicht, welche Ressourcen besonders wertvoll sind – und welche eher ergänzenden Charakter haben.
3. Anwendungsbereiche im gesamten Unternehmen
Das Pareto-Prinzip lässt sich in nahezu allen Unternehmensbereichen wirkungsvoll anwenden. Im Vertrieb zeigt es, welche Kundengruppen den größten Umsatz generieren – und wo gezielte Betreuung besonders lohnend ist. Im Einkauf lassen sich durch Analysen herausfinden, welche wenigen Lieferanten für den Großteil der Ausgaben verantwortlich sind. Diese Information kann Grundlage für Konditionsverhandlungen sein. In der Produktion offenbart die Regel, welche Anlagen überproportional oft ausfallen oder welche Fehlerarten die größten Ausschussmengen verursachen. Auch im Personalwesen kann das Prinzip unterstützen: etwa bei der Bewertung von Fortbildungsmaßnahmen oder der Identifikation besonders leistungsstarker Teams. In der Logistik wird es für die Lageroptimierung eingesetzt – um z. B. sog. „A-Artikel“ zu bestimmen, die hohe Umschlagsraten aufweisen. In der IT lassen sich Supportanfragen analysieren, um festzustellen, welche Systeme den Großteil der Probleme verursachen. Selbst im Projektmanagement hilft das Pareto-Denken bei der Priorisierung von Aufgabenpaketen oder Risikofaktoren. Der Vorteil liegt dabei nicht nur in der Breite der Einsatzmöglichkeiten, sondern auch in der Verständlichkeit sowie der Schnelligkeit der Methode. Die Ergebnisse sind ebenfalls schnell beurteilbar und bieten eine hohe Akzeptanz bei allen Beteiligten – auch außerhalb des Controllings.
4. Vorteile für Unternehmen, die das Prinzip anwenden
Unternehmen, die das Pareto-Prinzip konsequent in ihre Prozesse integrieren, profitieren auf vielfältige Weise. Erstens steigert das Prinzip die Effizienz, indem es den Blick auf wirklich relevante Themen lenkt. Zweitens verbessert es die Qualität von Entscheidungen, da nicht alle Faktoren gleich gewichtet werden. Drittens schafft es Transparenz über die Verteilung von Ressourcen und Erfolgsbeiträgen. Viertens trägt es zur besseren Organisation bei, etwa in der Produktion oder im Vertrieb, durch eine klare Segmentierung. Fünftens stärkt es die Mitarbeitermotivation, da Erfolge schneller sichtbar werden und Überlastungen vermieden oder vermindert werden können. Sechstens vereinfacht es das Berichtswesen, da die Darstellung auf die wichtigsten Kennzahlen reduziert werden kann. Siebtens fördert es eine lernende Organisation, indem es regelmäßig zur Reflexion über Wirksamkeit anregt. Achtens verbessert es die Kundenbeziehung, indem leistungsstarke Kundengruppen gezielter betreut werden können. Neuntens senkt es oft auch direkt Kosten, weil unwirksame Maßnahmen schneller entfallen. Und zehntens erhöht es die Wettbewerbsfähigkeit durch bessere Reaktionsgeschwindigkeit und zielgerichtete Investitionen (Coenenberg et al., 2022).
5. Risiken bei fehlender Anwendung – und was das kostet
Wer das Pareto-Prinzip ignoriert, läuft Gefahr, seine Ressourcen falsch zu verteilen. Das Ergebnis: Streuverluste, Überlastung, ungenutzte Potenziale. Häufig werden Maßnahmen gleichmäßig auf alle Bereiche verteilt, obwohl manche gar keinen nennenswerten Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Im schlimmsten Fall werden kritische Themen übersehen, weil sie im Gesamtbild untergehen. Auch die Gefahr der Bürokratisierung wächst, wenn ohne Priorisierung alle Prozesse gleich tief analysiert werden. Die Folge ist nicht selten eine Lähmung der Entscheidungsfähigkeit. Besonders problematisch ist das in dynamischen Märkten, in denen schnelle Reaktionen erforderlich sind. Unternehmen ohne Pareto-Denken setzen Ressourcen dort ein, wo sie kaum Wirkung entfalten. Gleichzeitig bleiben große Chancen ungenutzt. Beispielsweise kann es teuer werden, wenn im Vertrieb alle Kund:innen gleich behandelt werden – auch jene, die Verlust bringen. Fehlende Prioritätensetzung erhöht zudem das Risiko, wichtige Termine zu verpassen oder Projektbudgets zu sprengen. In der Praxis zeigt sich oft, dass Unternehmen mit systematischem Pareto-Ansatz messbar erfolgreicher agieren. Wer das Prinzip nicht nutzt, verzichtet also auf ein bewährtes Steuerungsinstrument.
6. Das Pareto-Prinzip als Entscheidungsgrundlage
Gute Entscheidungen basieren auf Klarheit – und das bietet das Pareto-Prinzip. Es schafft eine strukturierte Grundlage, auf der fundierte Maßnahmen aufgebaut werden können. Im Gegensatz zu pauschalen Erfahrungswerten liefert es konkrete, datengestützte Hinweise. Besonders im Controlling wird es genutzt, um Budgets, Personal, Zeit oder Aufmerksamkeit gezielt zu lenken. Auch in der strategischen Planung hilft es, um Schwerpunkte zu setzen und Marktsegmente zu bewerten. In der operativen Steuerung dient es zur Selektion von Maßnahmen mit hohem Wirkungsgrad. Führungskräfte, die mit Pareto-Analysen arbeiten, argumentieren nachvollziehbar und vermeiden Willkür. Die Methode hilft zudem, Zielkonflikte zu moderieren, indem sie objektive Maßstäbe schafft. Entscheidungen werden dadurch nachvollziehbarer, transparenter und überprüfbar. Auch in Besprechungen oder Planungsworkshops sorgt das Prinzip für Struktur. Statt über Dutzende Optionen zu diskutieren, rücken die wenigen wesentlichen Aspekte in den Fokus. Das spart Zeit, erhöht die Wirkung – und fördert die Umsetzungsdisziplin.
7. Methodisches Vorgehen – die Pareto-Checkliste
Die Anwendung des Pareto-Prinzips folgt einem klaren Ablauf. Erstens: Relevante Daten erfassen – z. B. Umsätze, Kosten, Fehlerzahlen. Zweitens: Die Einflussgrößen nach ihrer Bedeutung sortieren, meist absteigend. Drittens: Die relativen Anteile berechnen – sowohl absolut als auch kumuliert. Viertens: Die sogenannte Pareto-Kurve erstellen, also ein Diagramm mit Balken (Ursachen) und Linie (kumulierte Wirkung). Fünftens: Die Trennlinie ziehen – meist bei 80 %. Sechstens: Die entscheidenden Einflussgrößen identifizieren – also jene, die im „kritischen Bereich“ liegen. Siebtens: Konkrete Maßnahmen ableiten, die genau dort ansetzen. Achtens: Zuständigkeiten und Zeitrahmen festlegen. Neuntens: Umsetzung kontrollieren und dokumentieren. Zehntens: Die Analyse regelmäßig wiederholen – idealerweise quartalsweise oder projektbezogen. Mit dieser Checkliste wird aus einem theoretischen Konzept ein praktisches Steuerungsinstrument – direkt anwendbar im Unternehmensalltag.
8. Deutliche Beispiele aus der Unternehmenspraxis
Ein Großhändler für Elektrotechnik stellte bei einer Pareto-Analyse fest, dass 17 % der Artikel 81 % des Gesamtumsatzes generierten. Nach Umstrukturierung des Lagers und Fokussierung auf diese Kernprodukte konnte die Kommissionierzeit halbiert werden. In einem Softwareunternehmen zeigte sich, dass 19 % der Kunden 78 % der Supportfälle verursachten. Die Einführung gezielter Schulungsangebote für diese Kundengruppe reduzierte den Supportaufwand deutlich. Ein Maschinenbauer analysierte Fehlerquellen in der Produktion: 22 % der Maschinen waren für 79 % aller Stillstände verantwortlich. Eine gezielte Wartung dieser Maschinen steigerte die Anlagenverfügbarkeit um 14 %. In einem Verlag verursachten 18 % der Autor:innen 85 % der Vertriebsumsätze – was zur strategischen Neuausrichtung des Programmplans führte. Auch im Projektmanagement lassen sich durch Pareto-Analysen häufig die „kritischen 20 %“ identifizieren, die den Projekterfolg wesentlich beeinflussen. Die Beispiele zeigen: Mit – vergleichsweise - wenig Aufwand lassen sich durch Pareto-Denken große Effekte erzielen.
9. Fazit: Kleine Ursachen, große Wirkung – jetzt handeln
Das Pareto-Prinzip ist weit mehr als eine theoretische Regel – es ist ein praktisches Steuerungsinstrument mit enormem Potenzial. Es hilft Unternehmen, Prioritäten zu setzen, Wirkung zu maximieren und Komplexität zu reduzieren. In Zeiten knapper Ressourcen und hoher Dynamik bietet es Orientierung und Entscheidungsstärke. Die Methode ist einfach, klar und sofort umsetzbar – in nahezu jedem Bereich. Als erfahrener Steuer- und Wirtschaftsberater unterstütze ich Sie dabei, das Pareto-Prinzip gezielt in Ihrem Unternehmen einzuführen und operativ wirksam zu machen. Ob im Controlling, im Einkauf, im Vertrieb oder im Projektmanagement – überall, wo Optimierung gefragt ist, schafft das Prinzip Transparenz und Handlungskraft.
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Quellenverzeichnis
Coenenberg, A. G., Fischer, T. M. und Günther, T. (2022): Jahresabschluss und Jahresabschlussanalyse. 26. Aufl., Stuttgart: Schäffer-Poeschel.
Horváth, P. (2022): Controlling. 14. Aufl., München: Vahlen.
Koch, R. (2011): The 80/20 Principle: The Secret to Achieving More with Less. Neuaufl., New York: Crown Business.
Weber, J. und Schäffer, U. (2020): Einführung in das Controlling. 16. Aufl., Stuttgart: Schäffer-Poeschel.