Abweichungsanalysen im Unternehmen: Was Sie wissen müssen – und warum Sie nicht darauf verzichten sollten
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Abweichungsanalyse?
Warum Abweichungsanalysen so entscheidend sind
Einsatzmöglichkeiten in allen Unternehmensbereichen
Typische Fehler – wenn keine Analyse erfolgt
Ihre Vorteile durch strukturierte Abweichungsanalysen
Schritt für Schritt zur erfolgreichen Umsetzung
Fazit: Wie Sie jetzt Ihre Unternehmenssteuerung verbessern
1. Was ist eine Abweichungsanalyse?
Abweichungsanalysen sind ein zentrales Steuerungsinstrument im modernen Controlling. Sie zeigen systematisch, wo ein Unternehmen vom geplanten Kurs abweicht, sei es bei Kosten, Umsätzen, Produktionsmengen oder zeitlichen Abläufen. Im Gegensatz zu bloßen Zahlenvergleichen gehen Abweichungsanalysen einen Schritt weiter: Sie decken Ursachen auf und liefern damit konkrete Grundlagen für unternehmerische Entscheidungen (Weber und Schäffer, 2020).
Eine typische Abweichungsanalyse betrachtet die Differenz zwischen:
Sollwerten (Plan, Budget, Prognose)
Istwerten (Realdaten aus Buchhaltung, ERP, Logistik usw.)
und der Abweichung (absolut und relativ)
Beispiel: Wurden für ein Projekt 80.000 € eingeplant, aber 95.000 € ausgegeben, liegt eine Abweichung von +18,75 % vor. Doch entscheidend ist nicht nur diese Zahl – sondern: Warum ist sie entstanden? Und: Welche Konsequenzen ergeben sich daraus?
2. Warum Abweichungsanalysen so entscheidend sind
In vielen Unternehmen werden zwar Budgets erstellt – aber zu selten hinterfragt, ob die geplanten Werte überhaupt eingehalten wurden. Ohne regelmäßige Abweichungsanalysen fehlt die Grundlage, um auf Veränderungen frühzeitig zu reagieren.
Ihre Bedeutung liegt in drei Punkten:
Transparenz: Wo stehen wir im Verhältnis zum Ziel?
Ursachenerkennung: Was lief anders als geplant – und warum?
Steuerungswirkung: Was können oder müssen wir ändern?
Gerade in Zeiten knapper Ressourcen, steigender Kosten und zunehmender Unsicherheit sind Unternehmen gut beraten, kontinuierlich Abweichungen zu analysieren – nicht nur am Jahresende, sondern laufend (Horváth, 2022).
3. Einsatzmöglichkeiten in allen Unternehmensbereichen
Abweichungsanalysen sind nicht auf das Finanzwesen beschränkt. Überall dort, wo mit Planwerten gearbeitet wird – also in nahezu jedem Bereich – lohnt sich ihre Anwendung:
Rechnungswesen: Budgetabweichungen bei Kostenstellen oder Investitionen
Vertrieb: Absatzentwicklungen, Margenabweichungen, Forecast-Treue
Produktion: Ausschussquoten, Taktzeiten, Stückzahlen vs. Plan
Logistik: Lieferzeiten, Lagerreichweiten, Bestandsabweichungen
IT: Projektverzögerungen, Systemverfügbarkeit, Lizenznutzung
Personal: Soll-/Ist-Stunden, Krankheitstage, Gehaltskosten
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein mittelständischer Möbelhersteller stellte fest, dass die geplanten Produktionskosten pro Stück regelmäßig überschritten wurden. Erst eine Abweichungsanalyse deckte auf, dass eine veraltete Maschinenlinie häufig Ausfälle verursachte. Nach Investition in moderne Technik konnte nicht nur die Qualität, sondern auch die Marge nachhaltig verbessert werden (Peters, 2021).
4. Typische Fehler – wenn keine Analyse erfolgt
Viele Unternehmen verzichten auf systematische Abweichungsanalysen – oft aus Zeitmangel oder wegen fehlender Struktur. Die Folge: Fehlentwicklungen bleiben zu lange unbemerkt. Drei typische Szenarien:
1. Budgetüberschreitungen erst im Jahresabschluss: Ein Unternehmen erkennt zu spät, dass die Gemeinkosten um 15 % gestiegen sind – weil niemand regelmäßig prüft, wie sich einzelne Kostenpositionen entwickeln.
2. Projektverzögerungen ohne Gegenmaßnahme: In der IT wird ein Softwareprojekt um mehrere Monate verschoben. Weil es keine strukturierte Abweichungsanalyse gibt, bleiben Ursachen wie mangelnde Kapazitäten oder Lieferprobleme unerkannt.
3. Vertriebsziele verfehlt – aber warum? Die Umsätze stagnieren, obwohl die Planung anderes vorsieht. Erst eine detaillierte Analyse der Abweichungen zeigt: Ein wichtiger Vertriebskanal wurde vernachlässigt, weil das Team personell unterbesetzt war.
Solche Entwicklungen kosten nicht nur Geld – sie gefährden die strategische Ausrichtung. Mit einer funktionierenden Analyse erkennen Sie frühzeitig, wo nachjustiert werden muss – und wie.
5. Ihre Vorteile durch strukturierte Abweichungsanalysen
Ein Unternehmen, das regelmäßig Abweichungsanalysen durchführt, profitiert auf vielfältige Weise:
✅ Schneller erkennen, wo Risiken liegen
✅ Zielgerichtete Maßnahmen ableiten
✅ Mehr Sicherheit bei Entscheidungen
✅ Optimierungspotenziale systematisch nutzen
✅ Verantwortlichkeiten und Leistung sichtbar machen
Und: Abweichungsanalysen fördern die Kommunikation im Unternehmen. Denn sie zeigen objektiv, wo Prozesse oder Budgets nicht greifen – und regen zu konkreten Verbesserungen an.
6. Schritt für Schritt zur erfolgreichen Umsetzung
Als erfahrene:r Steuer- und Wirtschaftsberater:in unterstütze ich Sie gern bei der Entwicklung eines auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Analysemodells. Diese Schritte haben sich bewährt:
1. Kennzahlen definieren
Welche Größen sind für Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilungen besonders relevant? (z. B. Umsatz je Produkt, Stunden je Projekt, Kosten je Einheit)
2. Datenzugang schaffen
Sorgen Sie für eine saubere Datenbasis: Aus Buchhaltung, ERP-System, Zeiterfassung oder Lagerverwaltung.
3. Vergleiche regelmäßig durchführen
Ob monatlich, quartalsweise oder projektbezogen – wichtig ist die Kontinuität. Nur so entfaltet sich der Steuerungseffekt.
4. Abweichungen kategorisieren
Ist die Abweichung mengenbedingt (z. B. weniger verkauft) oder preisbedingt (z. B. höhere Kosten je Einheit)? Je genauer die Analyse, desto treffsicherer die Maßnahmen.
5. Ursachen ermitteln
Sprechen Sie mit den Verantwortlichen. Oft liegt die Erklärung nicht in der Zahl, sondern in Prozessen oder Schnittstellen.
6. Maßnahmen ableiten
Je nach Befund: Budgets anpassen, Prozesse ändern, Schulungen planen, Lieferanten wechseln oder neue Strategien entwerfen.
7. Ergebnisse dokumentieren
Damit künftige Analysen vergleichbar bleiben, sollten die Erkenntnisse schriftlich festgehalten und kommuniziert werden.
8. Langfristig organisieren und umsetzen
Abweichungsanalysen sollten fester Bestandteil Ihrer Controlling- oder Führungsroutinen sein – nicht einmalige Sonderaktionen.
7. Fazit: Wie Sie jetzt Ihre Unternehmenssteuerung verbessern
Abweichungsanalysen sind kein Selbstzweck – sondern ein unverzichtbares Werkzeug moderner Unternehmensführung. Sie helfen Ihnen dabei, die Kontrolle zu behalten, Risiken rechtzeitig zu erkennen und Ihre Ziele konsequent zu verfolgen.
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Quellenverzeichnis
Horváth, P. (2022): Controlling. 14. Aufl., München: Vahlen.
Peters, D. (2021): Projektcontrolling in der Praxis: Grundlagen, Werkzeuge und Beispiele. 3. Aufl., Wiesbaden: Springer Gabler.
Weber, J. und Schäffer, U. (2020): Einführung in das Controlling. 16. Aufl., Stuttgart: Schäffer-Poeschel.
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