Bei einer Betriebsprüfung werden die in einer Prüfungsanordnung der Finanzbehörde aufgeführten Steuerarten über die ebenfalls in dieser Anordnung genannten Veranlagungszeiträume (Wirtschaftsjahre bzw. Kalenderjahre) von der/m mit dieser Betriebsprüfung beauftragten Prüfer/in geprüft.

Im Wesentlichen soll durch das System der Betriebsprüfung die Erfüllung sämtlicher steuerlicher Pflichten der/s Steuerpflichtigen, insbesondere die Zahlungsverpflichtungen, den einschlägigen Vorschriften entsprechend erreicht werden.

Dies betrifft sowohl die jährlich wiederkehrenden Steuerarten der Ertragsteuern Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer als auch die Umsatzsteuer als Endverbrauchsteuer. Die Grundsteuer als Substanzsteuer kommt noch hinzu.

Ebenfalls sind noch weitere Steuererklärungen sowie noch weitere Steuerarten von einer Betriebsprüfung betroffen, je nach Ausgangslage. Etwa die nicht jährlich wiederkehrenden Einheitswertfeststellungen oder anlassbezogene Steuerarten wie etwa die Grunderwerbsteuer oder die Schenkungsteuer bzw. die Erbschaftsteuer.

Im Zuständigkeitsbereich der Abgabenordnung werden Betriebsprüfungen in der Regel von den zuständigen Finanzämtern veranlasst und auch durchgeführt. Je nach Art der Prüfung können aber darüber hinaus auch andere Behörden und Ministerien Prüfungen veranlassen und auch durchführen. In diesem Zusammenhang sei etwa auf die Deutsche Rentenversicherung, die Zollbehörden, die Träger der Sozialversicherungen, die Arbeitsverwaltung, die Berufsgenossenschaft aber auch zum Beispiel auf das Ministerium für Wirtschaft hingewiesen.

Gegenstand einer Betriebsprüfung sind sämtliche Unterlagen, Geschäftsbücher, Aufzeichnungen oder weitere betriebliche Dokumente, die im weitesten Sinne steuerrechtliche Bedeutung haben. So wird insbesondere die Buchführung als Sammlungsort sämtlicher Geschäftsvorfälle auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft sowie auf die Einhaltung der einschlägigen rechtlichen, insbesondere der steuerlichen, Vorschriften.

Hervorzuheben ist, dass Betriebsprüfungen sowohl aufgrund von Verdachtsmomenten als auch im Rahmen von routinemäßigen Prüfungshandlungen durchgeführt werden.

Hinweis:

Den in den Unternehmungen, insbesondere in den Bereichen Rechnungswesen, Steuern und Finanzen Mitarbeitenden kann nur empfohlen werden, ihre Arbeitsergebnisse einschließlich des Belegverkehrs und Notizen ordnungsgemäß zu dokumentieren und aufzubewahren.

Die einschlägigen Prüfungsvorschriften für eine Betriebsprüfung sind zahlreich. Die grundsätzliche Rechtsgrundlage für die Betriebsprüfung der Finanzbehörden ist § 193 AO. Im Rahmen der Abgabenordnung (AO) wird die Betriebsprüfung als Außenprüfung bezeichnet.

Ergänzend kommt noch die Betriebsprüfungsordnung (aktuell: BpO 2000) des Bundesministeriums der Finanzen hinzu. Diese, im engsten Sinne nur, die Finanzbehörden bindende Verwaltungsvorschrift regelt sowohl die Organisation als auch die (inhaltliche) Durchführung der Außenprüfung.

Für die Durchführung von Prüfungen durch die bereits genannten anderweitigen Behörden und Körperschaften kommen noch weitere Rechtsnormen hinzu, auf deren Existenz an dieser Stelle nur verwiesen wird.

Tipp:

Machen Sie sich frühzeitig mit den einschlägigen Prüfungsvorschriften; eventuell auch mit ausgewählter Rechtsprechung dazu für eine Betriebsprüfung vertraut. Holen Sie sich dafür professionellen steuerlichen Rat ein. Hierfür stehe ich Ihnen aufgrund meiner jahrelangen Berufserfahrung als Steuerberater auf Wunsch gerne zur Verfügung.

Das wohl wichtigste Merkmal für die Wahrscheinlichkeit einer bevorstehenden Betriebsprüfung ist die Zugehörigkeit des Betriebes zu einer von der Finanzverwaltung bestimmten Größenklasse.

Für den 24. Prüfungsturnus ab dem 1. Januar 2024 gelten die folgenden Abgrenzungsmerkmale.

Die Finanzbehörden sowie auch sonstige Körperschaften wie zum Beispiel die Deutsche Rentenversicherung (Prüfung nach § 28 p SGB IV), die Zollbehörden u.a. setzen bei ihren Prüfungen im Allgemeinen Prüfungsschwerpunkte. Um diesen zu entsprechen, sind die anordnenden Behörden und Körperschaften befugt, aus mehreren Arten von Betriebsprüfungen auszuwählen.

Ganz unabhängig von den Größenklasseneinordnungen und den sich daraus ergebenden routinemäßigen Prüfungsanlässen finden Betriebsprüfungen auch aus den folgenden Gesichtspunkten statt:

• Auffälligkeiten:

Die zuständige Sachbearbeitung im Finanzamt hat Zweifel an der Richtigkeit der in der/n Steuererklärungen erklärten Daten oder bestimmte Sachverhalte erweisen sich als so komplex oder sogar so schwierig, dass sie nur vor Ort, d.h. im Unternehmen selbst, beurteilt werden können.

Ganz allgemein sollte aber nach Auffassung der Sachbearbeitung ein konkreter Verdacht bestehen, der eine Betriebsprüfung bzw. eine Außenprüfung rechtfertigt.

Eine Auffälligkeit allein in einem Jahr führt in der Regel nicht gleich zu einer Prüfung des Finanzamtes. Vorsicht ist allerdings bei einer Häufung von Auffälligkeiten geboten.

Hierzu zählen insbesondere:

- Unstimmigkeiten bei Umsatz, Gewinn und Aufwendungen (Kosten)

- Spürbare Abweichungen von den Vorjahreswerten

- Spürbare Abweichungen zu den Richtwerten der Finanzverwaltung für Betriebe gleicher Größe und Branche

- Hohe Nachzahlungen bei vergangenen Betriebsprüfungen

- Nicht zu erklärende Vermögenszuwächse (etwa ohne die dafür notwendigen Umsatzerhöhungen, Einnahmenerhöhungen, Aufwands- bzw. Kostenverminderungen oder Gewinnsteigerungen)

- Nennenswerte Umsatz- oder Gewinnschwankungen

Ganz allgemein wird aber in diesem Zusammenhang auch der Gesamteindruck für die Entscheidung, eine Betriebsprüfung anzuordnen oder nicht, eine große Rolle spielen:

Ordnungsgemäße (und auch ordentliche), leicht auffindbare sowie geordnet sortierte Unterlagen, Belege, Zusammenstellungen und insbesondere auch Hinführungen zu Teil- und Endergebnissen (insbesondere aufgrund der optischen Verfolgbarkeit), am besten noch mit entsprechenden Vorjahresvergleichen versehen, werden die Auffälligkeit eines Betriebes mit Blick auf die Wahrscheinlichkeit einer bevorstehenden Betriebsprüfung ganz sicher nicht erhöhen.

Darüber hinaus sind aber noch weitere Einzelaspekte zu bedenken, die zu Betriebsprüfungen der Finanzämter führen können. An dieser Stelle sei nur auf einige häufig vorkommende Prüfungsanlässe hingewiesen:

- Betriebsprüfung nach der Betriebsaufgabe bzw. nach der Geschäftsaufgabe,

etwa durch schlichte Aufgabe wegen Alter, Krankheit o.ä,

- Betriebsprüfung nach der Umwandlung des Betriebes bzw. des Geschäftes oder der Einbringung in einen anderen Betrieb oder in ein anderes Geschäft

- Betriebsprüfung nach der Aufnahme oder nach dem Ausscheiden von Gesellschaftern

- Betriebsprüfung nach der Veräußerung des Betriebes bzw. des Geschäftes

- Betriebsprüfung im Anschluss an die Gewerbeabmeldung

• Zufallsprinzip:

Einige Betriebe werden per (einfacher oder geschichteter) Zufallsauswahl für eine Betriebsprüfung ausgewählt. Auf diese Weise soll unabhängig von den beschriebenen Abgrenzungsmerkmalen oder von den aufgeführten Auffälligkeiten grundsätzlich jeder Betrieb damit rechnen, von dem Finanzamt geprüft zu werden.

Beispielsweise werden Kleinunternehmen und sog. Solo-Selbständige nach dem Zufallsprinzip ausgewählt; turnusmäßige Prüfungen finden bei diesen Unternehmungen also nicht statt. Dies betrifft jährlich etwa 10 Prozent der in Betracht kommenden Betriebe.

Mein Tipp:

Lesen Sie die die ersten Zeilen in Ihren Steuerbescheiden genau!

Dort finden Sie sehr häufig den Hinweis „… unter dem Vorbehalt der Nachprüfung nach § 164 AO …“ Dies ist oft ein Zeichen dafür, dass die Finanzbehörde eine Betriebsprüfung für die betreffende Steuerart sowie für den betreffenden Veranlagungszeitraum beabsichtigt bzw. grundsätzlich nicht ausschließt.

Der genaue Ablauf einer Betriebsprüfung variiert im Detail je nach Finanzverwaltung bzw. Finanzamt.

Dennoch sind die folgenden Abläufe typisch:

1. Prüfungsanordnung

Das Finanzamt informiert schriftlich, dass eine Betriebsprüfung stattfinden wird. Diese Prüfungsanordnung enthält in der Regel Informationen über den beabsichtigten Zeitpunkt, die prüfende Person und die Unterlagen, die für die Prüfung benötigt werden. In der Regel soll die Prüfung in den betrieblichen Räumen erfolgen. Tatsächlich findet sie allerdings nicht selten in den Räumen der beauftragten Steuerberatung statt.

2. Prüfungsvorbereitung

Das Unternehmen sollte alle prüfungsrelevanten Unterlagen nochmals kritisch sichten und für die Prüfung vorbereiten, insbesondere zusammenhängend ordnen. Zum Beispiel Jahresabschlüsse, Konten, Kontenzusammenstellungen, sonstige Buchführungsunterlagen (etwa Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Verträge, sonstige Belege, Inventurunterlagen, Geschäftsberichte sowie weitere steuerrelevante Dokumente).

3. Eröffnungsgespräch

Die Betriebsprüfung beginnt mit einem Eröffnungsgespräch zwischen der vertretungsberechtigen Person des Unternehmens und der prüfenden Person. Dabei werden die Ziele der Prüfung besprochen und die prüfende Person kann Fragen zu den Geschäftsaktivitäten, der Buchführung und anderen steuerlich relevanten Themen stellen. Hierfür wird der prüfenden Person in der Regel eine Auskunftsperson benannt, an die sie sich (in der Regel) ausschließlich halten darf. Der Unternehmer bzw. die jeweils Verantwortlichen als Steuerpflichtige/r des Unternehmens stellt/stellen für die prüfende Person darüber hinaus immer Auskunftsperson/en dar.

4. Überprüfung der Unterlagen

Die prüfende Person überprüft die vorbereiteten Unterlagen und prüft die Richtigkeit der Buchführung sowie die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften nach ihren Vorgaben sowie nach dem eigenen pflichtgemäßen Ermessen. Dies beinhaltet in der Regel eine genaue Analyse bestimmter Transaktionen, Einnahmen, Ausgaben, Aufwendungen, Erträge und anderer steuerlicher Aspekte.

5. Schlussbesprechung

Nach Abschluss der Prüfung findet eine Schlussbesprechung statt, in der die prüfende Person ihre Ergebnisse sowie die Feststellungen der/dem Unternehmer/in oder dem/den Vertreter/n des Unternehmens mitteilt. In der Regel zitiert sie dann schon aus dem Entwurf des Prüfungsberichtes, der der/dem Steuerpflichtigen im Anschluss an die interne Autorisierung durch das Finanzamt übersandt wird. Während dieser Besprechung hat das Unternehmen nochmals die Möglichkeit, Fragen zu stellen oder noch klärungsbedürftige sowie streitige Einzelthematiken zu besprechen. Auf die Schlussbesprechung darf die/der Steuerpflichtige verzichten, nicht aber die Finanzbehörde.

6. Prüfungsbericht

Die prüfende Person erstellt einen Prüfungsbericht, der die Ergebnisse der Betriebsprüfung zusammenfasst. Dieser Bericht wird dem Unternehmen zu Händen der/s Unternehmer/in/s oder der Geschäftsleitung zugesandt, meistens eine geraume Zeit vor Auswertung des Prüfungsberichtes durch die Veranlagungsstelle. Darin wird dargestellt, ob und in welchem Umfange Änderungen an den bisherigen steuerlichen Angaben vorgenommen werden.

Mein Tipp:

Lassen Sie sich immer den Prüfungsbericht vor seiner Auswertung durch die Veranlagungsstelle des Finanzamtes übermitteln. Dies verschafft Ihnen weitere Prüfungszeit. Ebenfalls führt dies zu einer späteren Auswertung und damit auch zu einer späteren Bekanntgabe der Steuerbescheide. Dies wiederum führt zu späteren Fälligkeiten und Zahlungsverpflichtungen.

7. Nachprüfung und Einwendungen gegen den Prüfungsbericht

Nach Erhalt des Prüfungsberichtes können die bereits bekannten oder anderweitigen Einwendungen zur nochmaligen (ggf. aber auch zur erstmaligen) Überdenkung seitens des Finanzamtes erhoben werden.

In der Regel verbleibt es allerdings bei den im Bericht dargestellten Änderungen. Diese werden im Anschluss einer Änderungsveranlagung zugrunde gelegt.

Erst gegen die darauffolgenden Steuerbescheide ist der Einspruch nach ihrer Bekanntgabe innerhalb der Einspruchsfrist von vier Wochen möglich.

Die Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung ist entscheidend, um einen möglichst reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und mögliche steuerliche Probleme zu minimieren. Hier einige Tipps zur Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung:

1. Ordnungsgemäße Buchführung

Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchführung als Teil Ihres betrieblichen Rechnungswesens jederzeit ordnungsgemäß, genau und vollständig ist. Dazu gehört das gesamte Buchführungssystem, sowohl der inhaltliche wie auch der organisatorische Bereich. Betriebsprüfer/innen fragen sehr häufig danach und lassen sich den gesamten Ablauf ebenso häufig erklären. Aus meiner jahrelangen Berufstätigkeit heraus kann ich leider nur bestätigen, dass den Steuerpflichtigen besonders organisatorische „Nachlässigkeiten“ spätestens bei einer erwarteten oder schon angekündigten Betriebsprüfung „auf die Füße fallen“.

Mein besonderer Tipp:

Halten Sie es so, dass gleich Morgen eine Betriebsprüfung beginnen könnte!

2. Steuerlich relevante Unterlagen aufbewahren

Bewahren Sie alle relevanten Unterlagen sorgfältig auf. Relevant meint dabei, dass damit solche Unterlagen gemeint sind, die einen steuerlichen Bezug haben oder haben könnten. Dies betrifft insbesondere Konten, Abschlüsse, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bankkontoauszüge, Verträge (etwa Kaufverträge, Darlehensverträge, Mitarbeiterverträge, sonstige Belege (etwa sog. Eigenbelege wie z.B. Belege über Privatentnahmen oder Neueinlagen u.ä.)).

Kurzum: Am besten alles verwahren, was im weitesten Sinne steuerliche Relevanz haben könnte.

Die Aufbewahrungsdauer beträgt für in diesem Sinne steuerlich relevante Unterlagen 10 Jahre.

Da Verjährungsfristen häufiger nicht sofort, sondern erst nach einer sog. Anlaufhemmung „zu laufen beginnen“, verwahren Sie steuerlich relevante Unterlagen am besten insgesamt 13 Jahre auf. Weitere noch anhängige Verjährungsfristen sind dann nicht mehr zu befürchten!

Mein besonderer Tipp:

Verwahren Sie im Zweifel eher zu viele Unterlagen auf als zu wenige.

3. Vollständige Steuererklärungen fristgerecht abgeben

Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Steuererklärungen vollständig und termingerecht eingereicht werden. Häufig nicht vollständig oder verspätet abgegebene Erklärungen sind nicht selten Ausgangspunkt für eine Betriebsprüfung.

Sollten Sie feststellen, dass Sie die Abgabefrist voraussichtlich nicht einhalten können, so stellen Sie am besten für die Abgabe der Steuererklärungen rechtzeitig vor Ablauf der Abgabefrist einen Antrag auf Fristverlängerung (bzw. lassen ihn stellen). Dieser Antrag sollte begründet und auch sogleich mit einem voraussichtlichen Abgabetermin verbunden werden.

Mein besonderer Tipp:

Der Antrag auf Fristverlängerung kann auch mit rückwirkender Wirkung gestellt werden.

4. Zusammenarbeit mit einer/m erfahrenen Steuerberater/in

Arbeiten Sie mit einer/m erfahrenen Steuerberater/in zusammen, und zwar bereits bei der Vorbereitung. Zusammen mit ihm/ihr kann ich Ihnen als erfahrener und nun auf den Einzelfall spezialisierter Fachmann auf Wunsch dabei helfen, quasi als sog. Zweite Meinung (Mandatsschutz für Ihre ‚Alltags-Steuerberatung‘ wird selbstverständlich schriftlich garantiert). So werden Sie fachkundig bei der Vorbereitung unterstützt, mögliche Schwachstellen können erkannt und - hoffentlich - behoben werden, so dass auch damit die steuerlichen Verpflichtungen erfüllt werden können.

Frage:

Besteht eine Verpflichtung, fachlichen Rat bei einer steuerberatenden Person einzuholen?

Antwort:

Nein, Sie sind dazu auf gar keinen Fall verpflichtet. Sie sind aber gut beraten, wenn Sie einen solchen Rat einholen würden!

Betrachten Sie es vielleicht einmal so, dass Ihr Honorar gleichsam als Beitrag in einen entsprechenden Versicherungsschutz aufgefasst werden könnte! Denn bei fehlerhafter Beratung steht die Vermögensschadenhaftpflichtversicherung der

steuerberatenden Person für Ihre möglichen Schadensersatzansprüche ein.

5. ‚Durchsetzen‘ Sie Ihren Bereich Rechnungswesen mit internen Kontrollen

Organisatorisch fest „eingebaute“ und aufeinander abgestimmte Kontrollroutinen können – nicht nur im Rechnungswesen - auf Dauer die notwendige oder gewünschte Ordnungsmäßigkeit bestimmter Abläufe zu erreichen helfen und auch sicherstellen.

Mein besonderer Tipp:

Organisieren Sie die Kontrollroutinen am besten so, dass sie zwar überwachend, allerdings insbesondere gestaltend und zielorientiert lenkend wirken können.

6. Regelmäßige Überprüfung durchführen

Wenn Sie schon erkannt haben, dass aufeinander abgestimmte Kontrollroutinen hilfreich sein können, dann führen Sie sie auch regelmäßig durch. So stellen Sie auf Dauer sicher, dass alle steuerrelevanten Dokumente und Informationen vorhanden sind und dass auftretende, mögliche Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt und behoben werden.

Mein besonderer Tipp:

Entwickeln Sie dieses interne Kontrollsystem so, dass sämtliche Betroffenen immer in der gleichen folgenden Abfolge denken und handeln: messen, beurteilen, steuern / lenken!

7. Schulung oder Fortbildung der Mitarbeitenden

Schulen oder bilden Sie Ihre Mitarbeitenden in steuerlichen Angelegenheiten fort, insbesondere, wenn sie für das Rechnungswesen sowie für die Buchführung verantwortlich sind. Ein Verständnis für steuerliche Zusammenhänge und für die einschlägigen Vorschriften sowie für die Steuerwirkungen auch des eigenen Handelns trägt nach meiner jahrelangen Erfahrung in der Steuer- und Wirtschaftsberatung mittel- und langfristig auf jeden Fall zur Steigerung der jeweiligen Arbeitsqualität und damit auch zu einer eher störungsfreien Betriebsprüfung bei.

Mein besonderer Tipp:

Beauftragen Sie steuerlich und wirtschaftlich erfahrene Fachleute mit der Durchführung solcher Schulungen oder Fortbildungen. Auch ich stehe hierfür aufgrund meiner jahrelangen Expertise auf Wunsch gerne zur Verfügung!

8. Kommunikation mit Finanzbehörden

Falls Unklarheiten in Bezug auf steuerliche Fragen auftreten, ist es ratsam, sich frühzeitig mit den Finanzbehörden in Verbindung zu setzen und offene Kommunikation zu pflegen.

9. Anfertigung von Arbeitspapieren

Erstellen Sie Arbeitspapiere und Übersichten, die die steuerlichen Berechnungen und Positionen Ihres Unternehmens transparent dokumentieren.

Mein besonderer Tipp:

Denken Sie in diesem Zusammenhang an das Kürzel „Pp“.

Es steht für „Papier produzieren“ und meint, dass möglichst alles, was letztlich (inhaltlich) in Buchungskonten mündet, verschriftlicht werden sollte. Überlassen Sie nichts Ihrem Gedächtnis, dies vergisst – ganz bestimmt -, das – dokumentenecht - beschriebene Papier aber nicht.

10. Rechtzeitige Reaktion auf Anfragen

Reagieren Sie während der Betriebsprüfung rechtzeitig auf Anfragen der prüfenden Person sowie der Finanzbehörden. Eine kooperative Haltung erleichtert den Prüfungsprozess auf jeden Fall. Vertrauen Sie hier meinem Wort aufgrund jahrelanger Betriebsprüfungserfahrung als Steuerberater.

Mein besonderer Tipp:

Reagieren Sie bitte nicht nur während einer Betriebsprüfung rechtzeitig auf Anfragen der Finanzbehörden. Dies gebieten die Höflichkeit und auch der Anstand im Bereich der menschlichen Zusammenarbeit! Ganz abgesehen hiervon sind alle Steuerpflichtigen gesetzlich zur Mitwirkung verpflichtet.

Während einer Betriebsprüfung haben sowohl das geprüfte Unternehmen als auch die Finanzbehörden bestimmte Rechte und Pflichten.

Beispielhaft werden im Folgenden einige Rechte und Pflichten während einer Betriebsprüfung dargestellt:

Rechte des geprüften Unternehmens

1. Recht auf Ankündigung der Betriebsprüfung

Das Unternehmen hat das Recht, im Voraus über die Tatsache, dass eine Betriebsprüfung stattfinden soll sowie über die inhaltlichen und organisatorischen Aspekte verbindlich informiert zu werden (etwa Steuerarten, Zeiträume, Beginn und Ort der Prüfung u.a.).

2. Recht auf Datenschutz

Das Unternehmen hat das Recht, dass seine individuellen Geschäftsdaten und Informationen jederzeit, nicht nur während der Prüfung, vertraulich behandelt werden.

3. Recht auf Anwesenheit eine/r/s Bevollmächtigten

Das Unternehmen kann eine/n Bevollmächtigte/n seiner Wahl wie etwa eine/n Steuerberater/in, eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt auf eigene Kosten hinzuziehen.

4. Recht auf Klärung

Das Unternehmen hat das Recht, Unklarheiten während der Prüfung zu klären.

5. Recht auf Einsicht in die Prüfungsunterlagen

Das Unternehmen hat das Recht, die von der prüfenden Person verwendeten Unterlagen einzusehen.

Pflichten des geprüften Unternehmens

1. Mitwirkungspflicht

Das Unternehmen ist verpflichtet, bei der Betriebsprüfung auf Anforderung der prüfenden Person sowie der betroffenen Finanzbehörden mitzuwirken (das schließt beispielsweise die Bereitstellung sämtlicher notwendigen Unterlagen ein).

2. Wahrheitspflicht

Das Unternehmen hat den Finanzbehörden stets wahrheitsgemäße und vollständige Auskünfte zu erteilen.

3. Fristen einhalten

Das Unternehmen hat alle erforderlichen Unterlagen und Informationen fristgerecht vorzulegen.

Rechte der Finanzbehörden

1. Recht auf Mitwirkung des/r Steuerpflichtigen

Die Finanzbehörden haben das Recht auf umfassende Mitwirkung des/r Steuerpflichtigen.

2. Recht auf wahrheitsgemäße und vollständige Auskünfte

Die Finanzbehörden haben das Recht auf wahrheitsgemäße und vollständige Auskünfte des/r Steuerpflichtigen.

3. Recht auf Einhaltung von Fristen

Die Finanzbehörden haben das Recht auf fristgerechte Vorlage bzw. Erteilung aller erforderlichen Unterlagen und Informationen.

4. Zugangsrecht zu den Geschäftsräumen

Die Finanzbehörden haben das Recht, die Geschäftsräume des Unternehmens (während der üblichen Geschäfts- und Betriebszeiten) zu betreten und dort die Prüfung durchzuführen.

5. Einsichtsrecht in die Unterlagen

Die Finanzbehörden haben das Recht, alle relevanten Unterlagen einzusehen und zu prüfen.

6. Recht auf die Stellung von Fragen

Die Finanzbehörden haben das Recht, Fragen zu stellen und Unklarheiten aufzuklären.

Pflichten der Finanzbehörden

1. Pflicht auf Ankündigung der Betriebsprüfung

Die Finanzbehörden sind verpflichtet, im Voraus über die Tatsache, dass eine Betriebsprüfung stattfinden soll sowie über die inhaltlichen und organisatorischen Aspekte verbindlich zu informieren (etwa Steuerarten, Zeiträume, Beginn und Ort der Prüfung u.ä.).

2. Pflicht zur Einhaltung des Datenschutzes

Die Finanzbehörden sind verpflichtet, die individuellen Geschäftsdaten und Informationen des/r Steuerpflichtigen jederzeit, nicht nur während der Prüfung, vertraulich behandelt werden.

3. Pflicht zur Duldung der Anwesenheit eine/r/s Bevollmächtigten des/r Steuerpflichtigen

Die Finanzbehörden sind verpflichtet, eine/n Bevollmächtigte/n des/r Steuerpflichtigen wie etwa eine/n Steuerberater/in, eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt zu dulden.

4. Pflicht zur Klärung

Die Finanzbehörden sind verpflichtet, Unklarheiten während der Prüfung zu klären.

5. Duldung der Einsicht in die Prüfungsunterlagen

Die Finanzbehörden sind verpflichtet, die Einsicht in die Prüfungsunterlagen der prüfenden Person zu dulden.

6. Transparenzpflicht

Über den Ablauf der Betriebsprüfung haben die Finanzbehörden transparent zu informieren und dem Unternehmen Auskunft über die Ergebnisse geben.

1. Erlass von Änderungs-Steuerbescheiden

Sind auf der Grundlage des Prüfungsberichtes Änderungen der bisherigen Steuerveranlagung notwendig, werden die Finanzbehörden die bisherigen Steuerbescheide ändern.

An dieser Stelle wird zusätzlich darauf hingewiesen, dass notwendige Änderungen, etwa aufgrund von Buchhaltungsfehlern, obendrein noch zu sog. Hinzuschätzungen bei der jeweiligen Bemessungsgrundlage führen können. Beispielsweise sind durch nicht aufzuklärende betragsmäßig schwankende und zeitlich unregelmäßige Wareneinkäufe sowie Wareneinsätze bei gleichzeitig, permanentem Warenverkauf den bekannten Umsätzen noch ein Zuschlag von 15 Prozent hinzugerechnet worden.

Dies hätte dann zur Folge, dass über die reine Gewinnerhöhung hinaus noch Erhöhungen bei der Umsatzsteuer, Gewerbesteuer und Einkommen- oder Körperschaftsteuer zu erwarten wären.

Auf die damit grundsätzlich verbundenen Gefahren in bußgeld- oder steuerstrafrechtlicher Hinsicht soll an dieser Stelle nur hingewiesen werden.

Sind allerdings keine Änderungen notwendig, so verbleibt es bei den bisherigen Veranlagungen.

Mein Tipp:

Notieren Sie sich, am besten auf dem/n Steuerbescheid/en, manuell oder digital, den Tag des Empfangs. Dieser Tag ist für die Berechnung des sog. Tages der Bekanntgabe wichtig. Der Tag der Bekanntgabe seinerseits ist für die Ermittlung der Einspruchsfrist wie auch für die mögliche Nachzahlungsfrist von Bedeutung.

2. Nachzahlung oder Steuererstattung

Die geänderte Steuerveranlagung kann zu Nachzahlungen führen. Diese sind einen Monat nach der Bekanntgabe des/r betreffenden Änderungsbescheide/s fällig und bei der angegebenen Finanzkasse bis zu dem Fälligkeitstag eingehend zu entrichten.

Bei der möglichen Nachzahlung allein bleibt es allerdings nicht. Die Finanzbehörden erheben zusätzlich noch Nachzahlungszinsen. Gemäß § 233a AO beginnt der Zinslauf 15 Monate nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Steuer entstanden ist. Der Zinssatz beträgt aktuell 0,15 Prozent monatlich bzw. 1,8 Prozent je Kalenderjahr.

Meine Tipps:

1. Sollte es einmal mit dem rechtzeitigen Eingang des Nachzahlungsbetrages bei dem Finanzamt zeitlich knapp werden, so könnten Sie noch am letzten Tag der Frist (d.h. bis zum Ablauf des letzten Fälligkeitstages 24 Uhr) per Echtzeitüberweisung fristgerecht überweisen. Der Geldeingang bei der Finanzkasse wird in der Regel in weniger als 20 Sekunden vollzogen.

2. Selbst wenn eine Echtzeitüberweisung nicht hilfreich sein würde, etwa bei mangelnder, besonders kurzfristiger Liquidität, so wäre die Nachzahlung immer noch als fristgerecht entrichtet zu beurteilen, wenn sie spätestens mit Ablauf des dritten Tages nach Ablauf des Fälligkeitstages bei der Finanzkasse gutgeschrieben wäre (vgl. § 240 Abs 3 AO i.V.m. § 224 Abs. 2 Nr. 2 AO); evtl. in Kombination mit einer Echtzeitüberweisung.

3. Bei hohen Nachzahlungen sollte eine Stundung beantragt werden.

Sollte eine Nachzahlung tatsächlich einmal unerwartet hoch ausfallen, so beantragen Sie rechtzeitig (!) vor Fälligkeit am besten eine Stundung. Der Antrag wäre allerdings sehr genau und schriftlich zu begründen sowie ebenfalls zugleich mit einem detaillierten und angemessenen Ratenzahlungsplan zu versehen. Flankierend sollte auch die direkte Zahlung einer ersten Rate angeboten werden.

Beantworten Sie in Ihrer Begründung zugleich aber auch die Frage, dies der Stundungsstelle im Finanzamt vorwegnehmend, weshalb Sie den Nachzahlungsbetrag nicht von Ihrer Bank als Darlehen erhalten könnten.

Weist die geänderte Steuerveranlagung dagegen ein Steuerguthaben aus, so ist dieses mit der Bekanntgabe des/r betreffenden Änderungsbescheide/s fällig.

3. Einspruchsverfahren

Sollten Sie mit dem/n aufgrund der Prüfungsergebnisse erlassenen Änderungsbescheid/en nicht einverstanden sein und auch Nachteile erleiden im Vergleich zu der Situation vorher (dann wären Sie „beschwert“), so ist der Einspruch zulässig und innerhalb der Einspruchsfrist auch möglich.

Mein Tipp:

Bei Vorliegen einer Beschwer sollte der Einspruch auf jeden Fall erhoben werden, weil Sie hierdurch „nur“ gewinnen können! Denn „verloren“ haben Sie ja mit der Bekanntgabe der/s für Sie belastenden Änderungsbescheide/s bereits. Mit meiner jahrelangen Erfahrung stünde ich Ihnen hierfür auf Wunsch zur Verfügung.

4. Gerichtsverfahren

Sollten Sie auch im Einspruchsverfahren nicht mit Ihren Argumenten durchdringen (das Finanzamt übersendete Ihnen für diesen Fall eine sog. Einspruchsentscheidung mit Rechtsbehelfsbelehrung), so stünden Ihnen noch gerichtliche Verfahren vor dem zuständigen Finanzgericht und ggf. vor dem Bundesfinanzhof in München offen. Dies ist dann oft der letzte Ausweg und auch mit Zusatzkosten verbunden (Gerichtskosten sowie Kosten für Ihre/n Prozessbevollmächtigte/n, d.h. für Ihre/n Steuerberater/in oder Rechtsanwältin bzw. Rechtsanwalt).

Mein Tipp:

Sollten Sie eine Einspruchsentscheidung erhalten haben, so empfiehlt es sich immer, den gerichtlichen Weg mindestens einmal sachgerecht zu überdenken. Am besten wieder mit fachlichem Rat. Auch hierfür stünde ich Ihnen aufgrund meiner jahrelangen Erfahrung (auch bei Finanzgerichten und vor dem BFH) auf Wunsch zur Verfügung.

Hier beispielhaft einige der Möglichkeiten und Kenntnisse auf Seiten der Betriebsprüfung:

1. Zeitnah zu führendes Fahrtenbuch

Das Nachschreiben oder „nochmaliges Reinschreiben“ von Fahrtenbüchern ist leider keine Seltenheit. Werden dabei im Handel erhältliche Fahrtenbücher bzw. Vorlagen verwendet, so gibt es im Allgemeinen für jedes Jahr unterschiedliche Deckblätter. Darüber sind die prüfenden Amtsträger informiert.

Die Folge davon ist, dass ein wirksames Fahrtenbuch am Ende nicht als geführt gilt, weil es nicht zeitnah angefertigt worden ist (die weitere Folge hiervon wäre die Anwendung der 1-%-Regelung, d.h. – wirtschaftlich ausgedrückt - die faktisch teuerste private Verwendung von betrieblichen Fahrzeugen).

Mein Tipp:

Überdenken Sie die Verwendung eines elektronischen Fahrtenbuches, das vom Finanzamt akzeptiert ist. Auskunft hierüber gibt Ihnen das jeweilige Unternehmen, das derartige Fahrtenbücher verkauft.

2. Auskunftsersuchen der Finanzämter müssen wahrheitsgemäß beantwortet werden

Nutzen Steuerpflichtige für den Verkauf ihrer Produkte etwa Online-Portale oder Internet-Auktionshäuser, so erhalten die jeweiligen Betreiber dieser Portale im Fall von Unstimmigkeiten von der Betriebsprüfung sog. Sammelauskunftsersuchen. Die Finanzbehörden dürfen sich nach einer Entscheidung des Bundesfinanzhofes (aus dem Jahre 2013!) im Wege von Sammelauskunftsersuchen an die Betreiber von Online-Handelsplattformen wie zum Beispiel an eBay wenden und von dort Auskünfte verlangen.

So hatte das Finanzamt in dem entschiedenen Fall von dem Betreiber einer Interhandelsplattform wissen wollen, welche ihrer Nutzer mit der Nennung von Namen, Anschrift und Bankverbindung Verkaufserlöse von über 17.500 Euro jährlich erzielt hatten. Die Berufung auf eine Vereinbarung, nach der Daten geheim zu halten sind, half ausdrücklich nicht.

Die jeweiligen Auskünfte werden dann mit den in Ihrem Betrieb aufgezeichneten Daten abgeglichen und verprobt.

Mein Tipp:

Nutzen Sie sog. Archivierungssoftware. Entsprechende Nutzungsrechte sind bei den hierfür einschlägig bekannten Softwareunternehmen in den verschiedensten Ausstattungsversionen erhältlich. Es handelt sich hier meistens um befristete ABO-Modelle.

Derartige Software archiviert sämtliche buchungsrelevanten Dokumente wie Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, sonstige Belege revisionssicher. Änderungen werden ebenfalls dokumentiert; die jeweiligen Dateien werden also mit den entsprechenden Software-Versionen verknüpft, wobei die Ursprungsdatei erhalten bleibt.

3. Online-Shop: Den Betriebsprüfungsstellen der Finanzämter ist archive.org bekannt!

Bei archive.org werden Online-Portale weltweit und ohne Ankündigung gescannt. Mit Hilfe der Domainangabe ist es möglich, das Aussehen einer Website zu einem früheren Zeitpunkt zu recherchieren. Somit ist es auch möglich zu bestimmen, welche Produkte etwa angeboten worden sind. Bei dem Verdacht, dass dem Warenangebot entsprechend keine korrespondierenden Einnahmen aufgezeichnet worden sind, kann eine sog. digitale Betriebsprüfung für die Finanzbehörden hilfreich sein.

Mein Tipp:

Untersagen Sie archive.org. die Archivierung. Dies kann mit einem schriftlichen Antrag erfolgen. Am besten diesen Antrag mit dem Widerspruch auf Archivierung kombinieren. Auf diese Weise ist eine elektronische, digitale Betriebsprüfung - für die Zukunft - nicht mehr möglich.

Bei einer Betriebsprüfung können Unternehmer bzw. Unternehmen verschiedene Arten der Unterstützung in Anspruch nehmen, um den Prüfungsprozess zu erleichtern und sicherzustellen, dass alle steuerlichen Verpflichtungen ordnungsgemäß erfüllt werden.

Hier einige Möglichkeiten der Unterstützung:

1. Zusammenarbeit mit Steuerexperten

Die Zusammenarbeit mit erfahrenen und für die Durchführung der Steuerberatung befugten Personen ist eine der wichtigsten Unterstützungsmaßnahmen. Wie bereits erwähnt, können sie Sie bereits bei den Vorbereitungshandlungen fachlich unterstützen. Ganz wesentlich können sie aber auch die Kommunikation mit der prüfenden Person sowie mit den übrigen Finanzbehörden führen und koordinieren.

Mein Tipp:

Hierfür stünde ich Ihnen aufgrund meiner jahrelangen Erfahrung (insbesondere im Rahmen von Betriebsprüfungen) auf Wunsch zur Verfügung.

2. Rechtsbeistand in komplexen Fällen

In komplexen Fällen oder wenn über das Steuerrecht hinausgehende rechtliche Aspekte im Mittelpunkt stehen, kann die Hinzuziehung einer Rechtsanwältin oder eines Rechtsanwaltes sinnvoll sein (am besten in Kombination mit zusätzlichen steuerrechtlichen Kenntnissen). Das Unternehmen kann auf diese Weise umfassend rechtlich beraten und unterstützt werden.

Mein Tipp:

Hierfür stünde ich Ihnen aufgrund meiner jahrelangen Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten auf Wunsch zur Verfügung.

3. Rückversicherung durch Versicherungen

In einigen Fällen könnten spezielle Versicherungen Schutz vor den finanziellen Auswirkungen einer Betriebsprüfung gewähren. Die sogenannte Betriebsprüfungsversicherung kann grundsätzlich Kosten abdecken, die im Zusammenhang mit einer Prüfung entstehen. Eine frühzeitige, einschlägige Recherche sowie die Kontaktaufnahme mit in Frage kommenden Versicherungsgesellschaften werden empfohlen.

4. Digitale Buchführungssoftware

Die Nutzung moderner Buchführungssoftware kann die Genauigkeit und Effizienz der Buchführung verbessern. Digitale Lösungen können auch helfen, Unterlagen leicht zugänglich zu halten und den Austausch von Informationen mit den Finanzbehörden zu erleichtern.

Heutzutage werden eine Vielzahl von einschlägigen und fachkompetenten Softwarelösungen angeboten. An dieser Stelle wird die eigene Recherche, insbesondere im Internet, empfohlen wie auch das entsprechende Fachgespräch mit einer erfahrenden Person aus dem Steuerberatungsbereich.

Die Wahl der geeigneten und notwendigen Softwareunterstützung hängt letztlich von der Größe des Unternehmens, von der Komplexität des Betriebes und den weiteren betrieblichen (einschließlich steuerlichen), individuellen Einflussfaktoren ab.

Hier einige wichtige Fragen und Antworten, wenn die Zeit der Betriebsprüfung gekommen ist sowie einige wissenswerte aktuelle Fakten im Zusammenhang mit der Betriebsprüfung.