Verfahrensdokumentation nach GoBD: Pflicht, Risiko und Chance
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Gesetzliche Grundlage: Was die GoBD verlangen
Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?
Was gehört hinein? Struktur und Aufbau
Gefahren bei fehlender oder mangelhafter Dokumentation
Typische Fehler aus der Praxis
Warum sich Unternehmen trotzdem schwer tun
Chancen und Vorteile einer vollständigen Verfahrensdokumentation
Empfehlung für Unternehmen – Jetzt handeln
Übersicht: Bestandteile einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation
1. Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation ist ein zentrales Instrument für die steuerliche Nachvollziehbarkeit elektronischer Geschäftsprozesse. Sie beschreibt, wie ein Unternehmen steuerlich relevante Daten erfasst, verarbeitet, speichert und archiviert – einschließlich der eingesetzten Software und organisatorischen Abläufe (BMF 2020a).
Entscheidend ist: Es geht nicht um ein abstraktes Konzept, sondern um die konkrete Darstellung realer Arbeitsabläufe– revisionssicher und verständlich dokumentiert.
2. Gesetzliche Grundlage: Was die GoBD verlangen
Die rechtliche Basis liefert das Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Es verpflichtet alle Unternehmer:innen – vom Freiberufler bis zur Kapitalgesellschaft – zur Dokumentation ihrer buchführungsrelevanten Prozesse.
Der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§§ 146, 147 AO) lässt keinen Interpretationsspielraum: Wer steuerrelevante Daten digital verarbeitet, muss eine Verfahrensdokumentation vorlegen können (BMF 2020a).
3. Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?
Alle, die elektronisch buchen, archivieren oder aufbewahren, sind verpflichtet – unabhängig von Größe, Umsatz oder Branche. Das umfasst:
Steuerpflichtige mit DATEV-, Lexware- oder ähnlicher Buchhaltungssoftware
Unternehmen mit digitalen Kassensystemen
Selbstständige mit Scan-Archivierung
E-Commerce-Unternehmen
Start-ups mit Cloudlösungen
Aber auch bei rein manueller Verarbeitung von Belegen oder Excel-Tabellen gelten die Anforderungen, wenn die Abläufe steuerrelevant sind (Bitkom 2023).
4. Was gehört hinein? Struktur und Aufbau
Eine vollständige Verfahrensdokumentation besteht mindestens aus folgenden fünf Komponenten:
Allgemeine Beschreibung: Überblick über das Unternehmen, seine Struktur und IT-Systeme
Anwenderdokumentation: Beschreibung der eingesetzten Programme und ihrer Nutzung
Technische Systemdokumentation: Hardware, Schnittstellen, IT-Infrastruktur
Betriebsdokumentation: Interne Abläufe, Kontrollmechanismen, Zugriffsrechte
Änderungsdokumentation: Protokollierung von Software-Updates und Prozessänderungen
Das Ziel: Die Prüfungsperson der Finanzverwaltung muss ohne Rückfragen verstehen können, wie steuerlich relevante Daten verarbeitet werden – vollständig, widerspruchsfrei und revisionssicher.
5. Gefahren bei fehlender oder mangelhafter Dokumentation
Viele Unternehmen unterschätzen - immer noch (!!) - die Tragweite. Fehlt die Verfahrensdokumentation, drohen gravierende steuerliche Konsequenzen:
Verwerfung der Buchführung: Nach § 158 AO kann die Buchführung als nicht ordnungsgemäß gelten.
Schätzung der Besteuerungsgrundlagen: Das Finanzamt darf dann schätzen – oft zu Ungunsten des Unternehmens.
Versagung des Vorsteuerabzugs: Werden digitale Eingangsrechnungen nicht nachvollziehbar archiviert, entfällt der Anspruch.
Verlängerte Betriebsprüfungen: Ohne Dokumentation dauert jede Prüfung länger – mit höherem Aufwand und Risiko.
Bußgelder und strafrechtliche Konsequenzen: Bei systematischen Mängeln können auch OWi-Verfahren eingeleitet werden.
Ein reales Beispiel: Ein mittelständischer Onlinehändler konnte keine Verfahrensdokumentation für sein Shop- und Kassensystem vorlegen.
Folge: Die Buchführung wurde verworfen, die Umsätze um 20 % hinzugeschätzt – nachträglich mit Umsatzsteuer nachversteuert. Zudem wurde der Vorsteuerabzug für drei Jahre gekürzt.
6. Typische Fehler aus der Praxis
Selbst Unternehmen, die glauben, alles korrekt umzusetzen, machen oft folgende Fehler:
Veraltete Dokumentation: Die Prozesse wurden umgestellt, die Dokumentation aber nie angepasst.
Unstrukturierte Form: Lose Word-Dokumente ohne klare Gliederung oder Versionskontrolle.
Fehlende Änderungshistorie: Nicht nachvollziehbar, wann welche Änderungen gemacht wurden.
Keine Benutzerrechte definiert: Wer darf was? Wer ist verantwortlich? Häufig unklar.
Hinzu kommt: Viele nutzen Software, die automatisch Daten erzeugt, ohne zu wissen, wie genau.
Die Verfahrensdokumentation muss aber genau das erläutern!
7. Warum sich Unternehmen trotzdem ‘schwer tun’
Häufige Gründe, warum Unternehmen das Thema aufschieben:
Zeitmangel: „Wir kümmern uns später darum.“
Komplexität: „Wir wissen gar nicht, wo wir anfangen sollen.“
Fehleinschätzung: „Das betrifft doch nur große Firmen.“
Technik-un-verständnis: „Unsere Prozesse sind doch klar – wozu das alles aufschreiben?“
Doch: Die Verfahrensdokumentation ist kein Luxus, sondern steuerliche Pflicht – und im Zweifel ein teurer Risikofaktor, wenn sie fehlt.
8. Chancen und Vorteile einer vollständigen Verfahrensdokumentation
Wer die Verfahrensdokumentation ernst nimmt, profitiert auf mehreren Ebenen:
Schutz vor Hinzuschätzungen bei Betriebsprüfungen
Schnellerer Prüfungsverlauf
Vermeidung von Streitigkeiten mit der Finanzverwaltung
Mehr Transparenz über die eigenen Prozesse
Grundlage für Digitalisierung und Automatisierung
Wichtiger Nachweis bei Systemwechsel oder Inhaberwechsel
Zudem kann eine aktuelle Verfahrensdokumentation zur Nachweisführung im Datenschutz, zur Vorbereitung auf ISO-Zertifizierungen oder zur internen Qualitätssicherung dienen.
9. Empfehlung für Unternehmen – Jetzt handeln
Die Finanzverwaltung wird - das ist zu erwarten - bereits in naher Zukunft verstärkt digitale Verfahren prüfen – auch bei kleinen Unternehmen. Besonders durch das kommende E-Rechnungssystem und automatisierte Datenzugriffe steigen die Anforderungen.
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Falls Sie bereits mit einer Verfahrensdokumentation arbeiten, prüfen Sie jetzt, ob sie vollständig, aktuell und nachvollziehbar ist. Wenn nicht – handeln Sie sofort. Hierbei unterstütze ich Sie gerne; sprechen Sie mich bitte an!
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10. Übersicht: Bestandteile einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation
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║ Bestandteil │ Beschreibung ║
╠═════════════════════════════════════
║ Allgemeine Beschreibung │ Infos zu Unternehmen, Software, IT-Umgebung ║
║ Anwenderdokumentation │ Bedienungsanleitungen, Nutzerrollen ║
║ Technische Systemdokumentation │ Datenflüsse, Schnittstellen, technische Details ║
║ Betriebsdokumentation │ Prozesse, Zuständigkeiten, Kontrollmechanismen ║
║ Änderungsdokumentation │ Protokoll zu Updates, Versionsständen ║
║ Archivierungsregelung │ Regeln zur Aufbewahrung und Datensicherung ║
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Quellenverzeichnis
BMF (2020a): Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 28.11.2019 – „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Online verfügbar unter:
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Sonstige/2019-11-28-GoBD.pdf [Zugriff: 08.06.2025].Bitkom (2023): Leitfaden zur digitalen Verfahrensdokumentation. Online verfügbar unter:
https://www.bitkom.org [Zugriff: 08.06.2025].